Cómo crear un buen glosario

Contar con un glosario organizado y que se pueda alimentar y exportar fácilmente es tan importante como ser un buen traductor. Por lo tanto, me gustaría compartir este tutorial con los pasos básicos que se deben seguir para crear un buen glosario en Excel, lo cual es esencial para nuestros estudios, así como para nuestra posterior vida profesional.

En primer lugar, debemos decidir qué campos queremos incluir en nuestro glosario y crearlos. Estos pueden incluir el término original, su definición y comentarios, el equivalente, el contexto en el cual encontramos dicho término, la fuente (que puede ser de la definición, del equivalente, del contexto o de los tres), así como el área a la cual el término pertenece. Estas son los campos que yo empleo normalmente, pero me gustaría señalar que agrego uno llamado “traductor” y “fecha de modificación” cuando trabajo en proyectos colaborativos.

Es importante tener en cuenta desde ya que en el futuro podamos querer convertir este glosario a una base terminológica de SDL MultiTerm. Para que luego el trabajo quede más ordenado, recomiendo crear una columna (o campo) con una definición o comentario para el término fuente y otra para el término meta. Lo mismo sería recomendable en lo que refiere a los ejemplos, contexto y fuente.

Para tener los campos a la vista en todo momento, es fundamental inmovilizar la fila superior lo cual se logra yendo a Vista > Inmovilizar > Inmovilizar fila superior.

Lo que nos puede suceder a veces es crear demasiados campos que nos impidan verlos todos al mismo tiempo y de forma cómoda, por lo cual recomiendo agrupar determinadas columnas (las que puedan interesarnos menos a largo plazo) a fin de tener los campos más importantes siempre a la vista.

Para ello debemos seleccionar la columna que queremos ocultar momentáneamente e ir a Datos > Agrupar.

Veremos que aparece una línea sobre la columna.

Si deseamos agrupar más de una columna debemos seguir estos pasos tantas veces como columnas queramos agrupar, sin importar que sean linderas.

De esta forma, podemos fácilmente ver dichas columnas cuando las necesitemos y ocultarlas cuando ya no nos sean útiles.

EL USO DE FILTROS

Cuando ya contamos con un glosario rico en términos podemos facilitar la búsqueda de datos a través del uso de filtros. Esto nos serviría, por ejemplo, si queremos ver cómo hemos glosado una unidad léxica dentro unidades terminológicas complejas y no solamente de forma aislada. Tomemos como ejemplo la unidad “bien”. En este caso, nos puede interesar ver cómo la habíamos glosado en los distintos contextos que hemos encontrado, como “bien común”, “bien inmueble”, “bienes gananciales”, etc.

Los filtros también nos sirven para realizar una clasificación según el área de trabajo, ya que nos permiten ver solo los términos que pertenecen a dicha área. Además, también son útiles si estamos usando un glosario compartido, ya que nos permite únicamente los términos glosados por uno de los traductores del equipo.

Podemos insertar filtros con el acceso directo ctrl+shift+L, o bien yendo a Inicio > Ordenar y filtrar > Filtrar

De esta forma, siguiendo el primer ejemplo, si queremos filtrar por texto debemos hacer clic en la flecha desplegable de filtro del encabezado de columna > filtros de texto > contiene > escribir la palabra “bien”.

De esta forma, podemos ver esta unidad léxica en distintos contextos de uso.

TRUCOS PARA ESTUDIANTES

1. Es bueno tener en cuenta que también podemos filtrar según el color de fondo de la celda y, así, usar los colores para marcar, por ejemplo, términos de cuyo equivalente no estamos seguros o cuya definición aún no nos satisface o está incompleta. En lo personal, cuando traducía para la facultad solía marcar estas entradas con amarillo para revisarlas o verificarlas antes de los parciales o para no olvidarme de consultarlas en clase.

Para ello debemos hacer clic en la flecha desplegable de filtro del encabezado de columna > filtrar por color > filtrar por color de celda > seleccionar el color deseado

2. Otro truco es crear un campo llamado “parcial” o “trimestre”, para luego filtrar por números y exportar a word solo las entradas creadas antes de un parcial o de una fecha determinados, lo cual nos permite imprimir únicamente las entradas nuevas (y no las viejas) cada vez que tenemos un nuevo parcial.

Para ello debemos hacer clic en la flecha desplegable de filtro del encabezado de tabla de la columna que deseamos filtrar > Filtros de número > igual a > indicamos el número del parcial.

NOTA: Aunque esto resulta práctico y, además, nos permite ahorrar papel, para el cuarto parcial seguramente terminemos con cuatro glosarios distintos, lo cual va a enlentecer nuestra búsqueda de términos en ese momento. Por lo tanto, yo opté por volver a imprimir todo de nuevo y, así, ahorrar tiempo el día del parcial.

VALIDACIÓN DE DATOS

La herramienta de validación de datos es muy útil para gestionar nuestras áreas de trabajo. De hecho, podemos crear una lista de áreas y luego crear en Excel una lista desplegable que nos permita simplemente seleccionar el área a la cual pertenece el término. Esto es importante porque, si no, corremos el riesgo de usar distintas denominaciones para la misma área, lo cual no solo va a hacer imposible que luego apliquemos los filtros de texto, sino que va a provocar que nuestro glosario sea desorganizado. Por ejemplo, de forma aleatoria a veces podemos llamar el área económica o financiera “eco”, “fin”, “com”, “comercio”, “der. Comercial”, “der com”, “eco/com”, “eco-fin”, etc, lo cual provocaría un caos.

Por lo tanto, es importante determinar de antemano qué áreas vamos a usar y qué nombres les vamos a dar, lo cual no impide que luego agreguemos áreas nuevas.

Para ello, podemos crear una nueva hoja de trabajo titulada “áreas” donde estarán todas ellas ordenadas alfabéticamente.

Acto seguido, volvemos a la hoja donde se encuentra nuestro glosario, seleccionamos la columna “área” y vamos a Datos > Validación de datos.

Se abrirá el cuadro de diálogo Validación de datos. Allí, debemos ir a la ficha Configuración y en el cuadro Permitir, seleccionar Lista.

Ahora debemos hacer clic en el cuadradito que se encuentra a la derecha de la ficha Fuente, lo cual nos permitirá seleccionar las celdas a mano. Otra opción es escribirlas directamente, pero el primer camino siempre me pareció más fácil, ya que no induce a error.

Luego, debemos ir a la hoja donde está la lista de áreas y seleccionarla. Entonces, debemos volver a hacer clic sobre el cuadradito a la derecha para seleccionar dichas celdas. Finalmente, damos Aceptar.

En resultado, que veremos en la hoja donde está el glosario, debería ser una lista desplegable como se ve a continuación.

INSERTAR COMENTARIOS

Otra herramienta que nos puede ser útil es la de poner un comentario explicativo en una celda. Para ello debemos posicionar el cursor en la celda donde queremos insertar un comentario, luego hacer clic derecho y seleccionar Insertar un comentario. En la pequeña ventana que aparece, escribimos el comentario y este aparecerá cuando hagamos clic sobre la celda. Sin embargo, personamente prefiero crear una columna para los comentarios, ya que los comentarios insertados en Excel no se pueden importar a Word.

OTROS TRUCOS

Para hacer Enter dentro de la celda sin pasar a la siguiente, pulsar Alt+Enter.
Para entar a la celda a editarla sin tener que hacer doble clic, pulsar F2.

T.P. Giorgina Cerutti - 30 de enero de 2014